Sağlıklı bir “Hata Takip Sistemi”nin amacı, sahadan ve test ortamından gelen hataların en hızlı şekilde ve hatayı en iyi anlatan bilgiler ile birlikte kayıt altına almak kadar, kayıt altına alınan hataların doğru kişiler tarafından incelenmesini, hata ile ilgili tüm kullanıcıların görüşlerinin alınarak çözüm önerilerinin oluşturulmasını, ortaya konan öneriler ışığında söz konusu hatanın Düzeltici veya Önleyici çalışmalar ile ya henüz oluşmadan önlenmesi ya da tekrar oluşmasının önüne gecilmesini sağlamaktır. Ayrıca elde edilen tüm bu hata ve çözüm kayıtlarının sonucunda,  Hatalar Arası Ortalama Zaman, Hata Oranı, Uygunluk vb. kritik güvenilirlik parametreleri hesaplanabilmeli, böylelikle sistemin mevcut performansı “uluslararası standartlara göre” tespit edilerek ve buna bağlı olarak ulaşılabilir hedefler konabilmeli ve anlık olarak bu hedeflere göre güncel mevcut durumlar belirlenebilmeli ve buna göre aksiyon planları oluşturulabilmelidir.

Bu kapsamda, bu çözüme FRACAS (Failure Reporting, Analysis, and Corrective Action System) Hata Raporlama, Analiz ve Düzeltici Faaliyet Sistemi adını vermiştir.

"Hata Takip Sistemi" oluştururken sık yapılan hatalar ve Hata Raporlama, Analiz ve Düzeltici Faaliyet Sistemi konseptinin olmazsa olmaz bileşenleri ve yaygın kullanım biçimleri ile ilgili detaylı bilgilere ulaşmak için yazının devamını okuyabilirsiniz.

Pek çok firma sahadan ve test ortamında gelen hataların kayıt altına alınması için veri tabanı destekli  yazılımlar (ERP sistemi modülü, kendi geliştirdiği bir yazılım vb.) veya MS Excel kullanmaktadır. Bu çözümler, hata kaydı için beklenen faydayı sağlasa da, aşağıda detayları paylaşılan “Hata Takip Sistemi” bileşenleri konusunda yetersiz kalmakta, sarfedilen çabaya rağmen, sistem asıl amacına ulaşamamaktadır.

• Kayıt altına alınan hataların, doğru kişiler tarafından incelenmesi ve ilgili tüm kullanıcıların görüşlerinin alınarak çözüm önerilerininin oluşturulabilmesi; Hata Takip Sistemi’ne kurum genelinden erişim sağlanabilmesi ihtiyacını beraberinde getirmektedir. MS Excel böyle bir altyapıyı desteklememektedir, veri tabanı destekli yazılımlar ise kompleks yetkilendirme sistemleri nedeniyle istenen esnekliği sağlayamamaktadır.
• Hata takip sistemlerinin olmazsa olmaz bir diğer bileşeni ise iş otomasyonudur. Aşağıdaki özellikler sayesinde sistemin kullanıcı kaynaklı hatalar nedeniyle aksamasının veya durmasının önüne geçilebilmektedir.
• Yorum/görüş alma veya uygunsuzluk analiz gibi pek çok görevi, otomatik e-posta’lar ile kullanıcılara iletebilen İş akışları ile Desteklenmiş Görevlendirme Yönetimi,
• Sistemin anlık olarak takibini sağlayan Ana Sayfa ve Pano (Dashboard) Ekranları;
• Kritik hatalar, zamanında tamamlanamayan / geciken görevler vb. pek çok durum için tanımlanabilen Otomatik Uyarı / Bilgilendirme Mesajları;
• MTBF (Hatalar Arası Ortalama Zaman), MTBCF (Kritik Hatalar Arası Ortalama Zaman), Hata Oranı, Güvenilirlik, Uygunluk, Sistem Maliyeti, Bakım/Onarım Maliyeti gibi önemli Güvenilirlik parametrelerinin hesaplanması, sistem (ürünler, ürün grupları vb.) performansının ölçülmesi, sistem için ulaşılabilir hedefler konulabilmesi ve bu hedeflere göre mevcut durumun analiz edilmesi için olmazsa olmaz bir ihtiyaçtır.

Bu kapsamda, Hata Raporlama, Analiz ve Düzeltici Faaliyet Sistemi çözümünün sağlamış olduğu faydalar aşağıdaki gibi özetlenmiştir.

A. Gelişmiş Kullanıcı ve Yetkilendirme Yönetimi:

Kurum genelinde erişime açık bir sistemin tutarlılığının sağlanabilmesi ve veri gizliliğinin korunabilmesi için etkin bir yetkilendirme sistemine sahip olması gerekmektedir.

Windchill Quality Solutions mimarisinde Sistem Yöneticisi paneli yardımıyla kolaylıkla kullanıcı ve kullanıcı grupları yaratmak, bu kullanıcı grupları için Modül veya Fonksiyon bazlı yetki vermek mümkündür. Ayrıca, hangi kullanıcının veya kullanıcı grubunun hangi tablo ve/veya form sayfalarını görebileceği de kolaylıkla belirlenebilmektedir. Böylelikle sisteme erişen tüm kullanıcıların yalnızca kendisiyle ilgili bilgilere ulaşabileceği garanti altına alınabilmektedir.

Kullanıcı Grupları için Fonksiyon Bazlı Yetkilendirme İmkanları

Farklı “Form Set”leri oluşturarak, Form Bazlı Yetkilendirme İmkanı

“Armetür Ür-Ge” form setinin atanacağı Kullanıcı Grubuna dahil olacak kullanıcılar Uygunsuzluk Analizi formunu görebilirken, Ür-Ge form setinin atanacağı Kullanıcı Grubuna dahil olacak kullanıcılar ise görememektedir.

Kullanıcı Grubu Bazlı Tablo ve Form Seti Atama İmkanı

Her Kullanıcı grubu için özel Form Seti ataması yapılmış, veri kayıt tabloları olarak ise varsayılan tabloların kullanılması sağlanmıştır.

B. İş Akışı Destekli Otomatik Görevlendirme Sistemi:

Sistemde bulunan tüm kayıtlar (Hata Kayıtları, Ürün Ağacı Bileşenleri – Ürünler, Kullanılması durumunda Bakım/Arıza Kayıtları vb.) için yaşam döngüsü aşamaları belirlemek ve bu aşamalar için görevlendirme ya da bilgilendirme tanımlamak mümkündür.

Görevlendirme ya da bilgilendirme metinleri, HTML formatı kullanılarak kolayca tanımlanabilmektedir. Bu metinler içerisinde hata takip sisteminde kullanılan tüm alanlara yer vermek mümkündür. (Örn: Mesaj başlığında yer verilen “Kayıt No” ve “Başlatan Bölüm” bilgileri)

Görevlendirme ya da bilgilendirme mesajları, bir veya daha fazla kullanıcıya, kullanıcı grubuna veya e-posta adresi girilerek tanımlanacak herhangi birine (dış müşteri, bir kullanıcın özel e-posta adresi) TO veya CC olarak gönderilebilmektedir.

Görevlendirme veya bilgilendirme mesajları, tanımlandığı yaşam döngüsü adımına sahip bir kayıt oluştuğu anda otomatik olarak gönderilmektedir. Söz konusu yaşam döngüsü adımları, istenen durumun oluşması sonrasında otomatik olarak değiştirilebileceği gibi, yetki sahibi kullanıcılar tarafından manuel olarak değiştirilecek şekilde de ayarlanabilmektedir.

Söz konusu bu “otomatik görevlendirme ve bilgilendirme” mesajları e-posta ile iletildiği gibi, kullanıcı Ana Sayfa’larında da görüntülenebilir.

Yaşam Döngüsü Adım veya Aşamalarını Tanımlama Ekranı

İş Akışı Yönetim Sistemi tarafından gönderilecek E-posta Metni Görünümü

E-posta şablonunu kolaylıkla firmanızın kurumsal kimliğine uydurmak ve düzenlemek mümkündür.

C. Otomatik Uyarı (Alarm) Sistemi:

İş Akışı Destekli Otomatik Görevlendirme Sistemi’nin önemli bir tamamlayıcısı olarak çalışan “Otomatik Uyarı (Alarm) Sistemi”, çözüm bekleyen ktirik bir hatanın, hedeflenen tarihte tamamlanmayan bir analiz görevinin veya toplam çözüm bekleyen hata sayısı kritik bir noktaya gelen bir ürünün, dikkatsizlik veya iş yoğunluğu gibi sebeplerden dolayı gözden kaçmasının önüne geçmektedir.

Bu kapsamda, aşağıda örneklerini görebileceğiniz şekilde, farklı tarih periyotları için (aylık, haftalık, her gün belirli bir saatte, her saat başı vb.) farklı kriterler tanımlayarak, yapılan kontrollerde bu kriterlere uygun kayıt bulunması halinde, istenen kullanıcılara veya kullanıcı gruplarına istenen içeriğe sahip bilgilendirme e-posta’sı gönderilmesi sağlanabilmektedir.

Bu örnekleri ihtiyaçlarınıza göre çoğaltmak ve çeşitlendirmek kolaylıkla mümkündür. Sistem Yöneticliği eğitimi alan kullanıcılar, kolaylıkla kendi otomatik uyarı kayıtlarını oluşturabilmektedirler.

Çözüm Bekleyen Kritik Hata Kontrolü

Uygunsuzluk Konusu “Tasarım Kaynaklı Hata” olan ve açık durumda bulunan hata kayıtlarını kontrol et.

Kritik Hata Sayısı Durumu Kontrolü

Herhangi birüründe, Uygunsuzluk Konusu “Tasarım Kaynaklı Hata” veya “SAP Veri Eksikliği/Hatası” olan ve son 30 güne ait 3’ten fazla kayıt var mı kontrol et.

3 Gün İçinde Çözülmesi Gereken Hata Kontrolü

Hedef olarak belirlenen tarihine 3 gün kalmasına rağmen, henüz kapatılamamış kayıt var mı kontrol et.

Çözümü 1 Gün Geciken Hata Kontrolü

Hedef olarak belirlenen tarihin üzerinden 1 gün geçmesine rağmen hala kapatılmamış kayıt var mı kontrol et.

5’ten Fazla Hataya Sahip Ürün Kontrolü

Herhangi bir üründe son 30 güne ait 5’ten fazla kayıt var mı kontrol et

Yapılan kontrollerde, tanımlanan kriterlere uygun kayıt bulunması durumunda gönderilmek üzere, “Otomatik Görevlendirme” sisteminde olduğu gibi “Bilgilendirme” mesajları tanımlamak mümkündür. Bu tanımlama sırasında, tedarikçi firmalar gibi dış müşteriler de bilgilendirme sürecine dahil edilebilir.

Söz konusu bu “Bilgilendirme” mesajları e-posta ile iletildiği gibi, kullanıcı Ana Sayfa’larında da görüntülenebilir.

Alarm (Uyarı) Sistemi tarafından gönderilecek E-posta Metni Görünümü

E-posta şablonunu kolaylıkla firmanızın kurumsal kimliğine uydurmak ve düzenlemek mümkündür.

D. Ana Sayfa ve Pano (Dashboard) Ekranları:

PTC “Otomatik Uyarı Sistemi”ne ilave olarak, sistemin anlık olarak takip edilebilmesi için Ana Sayfa ve Pano (Dashboard) ekranları da geliştirmiştir. Bu ekranlar, yetkisi olan kullanıcılar tarafından kendi ihtiyaçlarına göre özelleştirilebildiği gibi; Sistem Yöneticisi tüm kurum genelinde kullanılmak üzere varsayılan Ana Sayfa ve Pano (Dashboard) ekranları da tasarlayabilmektedir.

Ana Sayfa ekranına,  “Son Dosyalar”, “Duyurular”, “Dashboard Kısayolu”, “Rapor Kısayolu”, “Linkler”, “Grafik Raporlar”, “Tablolar” gibi pek çok kullanıma hazır modül eklenebilmektedir.

Aşağıdaki örnek Pano ekranında, “Yeni Kaydedilmiş Hatalar” ve “Analiz Edilmeyi Bekleyen Hatalar” tablolarıyla kullanıcı görüşü / yorumu bekleyen hataların gözden kaçması önlenirken, sistemin durumunu özetleyen grafik raporlarla da sistemdeki “anormallikler”in kısa süre içerisinde tespit edilmesine ve önlenebilmesine imkan sağlanmaktadır.

Pano ekranlarına, “Grafik Rapor”, “Döküm Rapor Linki”, “Kayıt Tablosu” ve kullanıcıların görüşlerini ve bilgilerini yazabileceğiniz MS Word benzeri zengin metin editörleri eklenebilmektedir.

E. Güvenilirlik Parametre Hesabı (MTBF, FR, Uygunluk vb.):

Hata Takip Sistemlerinin sağladığı bir diğer önemli fayda ise, kurumların inovasyon çalışmalarına yaptığı katkıdır. Bu katkının bir bölümü, “kayıt altına alınan hataların Düzeltici veya Önleyici çalışmalar ile ya henüz oluşmadan önlenmesi ya da tekrar oluşmasının önüne gecilmesi” ile ürünlerin sürekli daha iyiye gitmesini sağlamak  ise, diğer bir bölümü de kurumların mevcut güvenilirlik performanslarını ölçebilmesine, bu kapsamda ulaşılabilir güvenilirlik hedeflerinin belirlenmesine ve bu hedeflere göre güncel mevcut durumun anlık olarak takip edilmesine imkan sağlayabilmesidir.

Özellikle küresel pazarda söz sahibi konumda bulunan firmaların, güvenilirlik ölçümlerini uluslararası standartlara göre yapabilmesi büyük önem arzetmektedir. Uluslararası standartlara göre güvenilirlik ölçümlerinin yapılması, ortaya çıkan parametrelerin küresel pazarda başta rekabet odaklı olmak üzere farklı şekillerde kullanılmasına da imkan sağlayacaktır. Örneğin, küresel pazarda rekabet halinde olunan bir firmaya göre daha güvenilir ürünler üretildiğinin, uluslararası standartlara göre, belgelenmesi hem prestij hem pazar payı anlamında önemli katkı sağlayacağı kolayca öngörülebilir.

Windchill FRACAS, aşağıda detaylı şekilde görebileceğiniz güvenilirlik parametre hesaplamalarını desteklemektedir. Söz konusu bu hesaplamalar ile ilgili formülasyon yazılım içerisine gömülmüş olup, hesaplamalar kullanıcın sisteme girdiği bilgiler ışığında otomatik olarak yapılmaktadır. Ve bu yaklaşım, kullanıcı veya formülasyon hatalarından kaynaklı hesap hatalarının yapılmasını önlemektedir.

Yapılan bu hesaplamalar sistem ağacında bulunan bileşenler bazında kayıt altına alınmaktadır. Söz konusu bu değerler, her türlü Form, Grafik Rapor veya Döküm Rapor’da kullanılabilmektedir.

Güvenilirlik parametreleri hesabı sırasında farklı senaryoları da dikkate almak mümkündür. Sistemin, her bir güvenirlik parametresi için 10 farklı senaryo desteği bulunmaktadır. Örneğin farklı tedarikçiden gelen ürünler için farklı senaryolar oluşturularak MTBF hesaplanabilir, “Yalnızca son 30/60/90 günde kapanan hatalar” gibi farklı dönemler için FR belirlenebilir.

Sistem bazında güvenilirlik parametreleri için belirlenen alt ve üst limit hedef değerlerini döküm rapor ekranlarında kullanmak mümkündür. Örneğin ürün bazında belirlenen üst limit 200 fpmh değerinden yüksek Hata Oranına sahip ürünler “kırmızı” olarak gözükürken, belirlenen alt limit olan 150 fpmh’ın altında Hata Oranına sahip ürünler “yeşil” olarak gözükmektedir.

Desteğe Mi İhtiyacınız Var?

FRACAS - Hata Raporlama, Analiz ve Düzeltici Faaliyet Sistemi ve/veya Kalite, Güvenilirlik ve Risk Yönetimi konularında destek talepleriniz için İnformatik Bilgisayar (0 212 222 32 35) ile irtibata geçebilirsiniz. Ayrıca, Kalite, Güvenilirlik ve Risk Yönetimi konusundaki diğer çözümlerimizi PTC Windchill Kalite Yönetimi Çözümleri sayfamızdan inceleyebilirsiniz.

Erkan OKUR - Endüstri Mühendisi / Kurumsal Çözümler Uzmanı
İnformatik Bilgisayar A.Ş - www.infoma.biz

FRACAS - Hata Raporlama, Analiz ve Düzeltici Faaliyet Sistemi Ekran Görüntüleri